Hoe werkt de UiTPAS nu weer?
UiTPAS zorgt ervoor dat iedereen kan deelnemen aan het vrijetijdsleven.
Mensen met een beperkt inkomen (MIA)* kunnen deelnemen aan activiteiten van UiTPAS- verenigingen en betalen hiervoor slechts 20% van het totale deelnamebedrag.
* In Wevelgem ontvangen personen die leven met krap leefgeld een UiTPAS met kansentarief. Dit wordt vastgesteld door middel van een jaarlijks financieel onderzoek.
Wat met de andere 80 procent?
Als vereniging staan jullie in voor het derven van 40% van de kosten. De andere 40% betaalt het gemeentebestuur. Dit bedrag ontvangen jullie op trimestriële basis. Om dit bedrag te ontvangen is het belangrijk dat jullie onderstaande procedure correct uitvoeren!
Waarom?
Het is belangrijk om alle activiteiten in te geven in de UiT- databank. Enkel zo kunnen bezoekers een puntje sparen tijdens je activiteit en kunnen MIA’s aan het kansentarief deelnemen aan je activiteit.
Door je activiteit aan te maken in de UiT- databank kunnen inschrijvingen met het MIA- tarief geregistreerd worden zodat jullie de 40%, betaald door de gemeente, terug kunnen krijgen.
Meer uitleg over hoe je een activiteit kan aanmaken in de UiT- databank.
Enkele aandachtspunten
- Geef je een werkjaar in, kies dan voor 'vaste dag(en) in de week' en geef de correcte dag(en) in dat er werking, trainingen of repetities zijn.
- Geef de correcte prijzen in. Het kansentarief zal namelijk hierop worden berekend.
- Selecteer steeds de juiste organisatie. Dit zorgt ervoor dat de activiteit in de UiTPAS- balie (zie stap 2) te zien zal zijn. Selecteer enkel een organisatie waar het UiTPAS-logo naast staat. Zo niet zal je geen kansentarief kunnen toekennen.
De UiTPAS- balie is de backoffice applicatie van UiTPAS. In deze applicatie kan je heel wat nuttige info terugvinden en kan je het kansentarief toekennen.
-
Activiteiten
Hier kan je een overzicht terugvinden van alle activiteiten die je hebt ingegeven in de UiT- databank en waar jouw vereniging als organisatie werd aangeduid.
2. Medewerkers
Dit is een overzicht van alle personen die beheerder zijn van deze applicatie. Naast de personen uit je eigen organisatie zie je er ook enkele medewerkers van de gemeente Wevelgem en Zuidwest. Je kan zelf nieuwe leden toevoegen indien die al gekend zijn in ons systeem. Zo niet, stuur een mail naar vrijetijd@wevelgem.be om die persoon toe te voegen. Hou deze lijst steeds up-to-date. Verwijder tijdig personen die geen lid meer zijn van je organisatie.
3. Onkostennota
Hier kan je de overzichten terugvinden van de bedragen (40% van het totale inschrijvingsbedrag) die jullie hebben ontvangen van het gemeentebestuur. Ook de meest recente kostennota kan je hier terugvinden. Die heb je nodig om een terugbetaling te ontvangen (zie stap 4).
4. statistieken & inzichten
Dit is een overzicht van de omruilvoordelen, kansentarieven, .... die jullie in het verleden hebben uitgegeven.
Je activiteit, werkjaar, .... is aangemaakt in de Uit- databank en je kan die terugvinden in de UiTPAS - balie. Dan ben je klaar om in te schrijven.
Heeft jouw lid een UiTPAS? Vraag dan steeds het UiTPASnummer (terug te vinden op de UiTPAS) of in de app. Heb je geen Uitpasnummer? Dan kan je ook het rijksregisternummer gebruiken. Open de UiTPAS- balie en geef het UiTPAS-nummer in via de zoekbalk.
Bij het openen van het profiel kan je zien of deze persoon recht heeft op het kansentarief*.
Dit staat vermeld onder het puntensaldo, samen met het symbool van een hartje.
*opgepast! Dit is persoonlijke informatie. Ga hier dus zeer discreet mee om.
Aan de rechterkant van de het scherm zie je alle komende activiteiten. Zie je deze activiteiten niet, pas dan het datumbereik aan.
Naast de activiteit zie de mogelijkheid om een UiTpaspunt te sparen en de prijs voor deze activiteit. Bij mensen met recht op het kansentarief zie je enkel de prijs met kansentarief staan!
Na betaling (cash, bancontact, payconiq, overschrijving, ...) registreer je het kansentarief door te klikken op de knop 'tarief toekennen'. Deze handeling zorgt ervoor dat op het einde van het trimester de 40% die de gemeente betaalt naar jullie teruggestort kan worden.
De meeste aanbieders van inschrijfsoftware hebben een automatische koppeling met UiTPAS. Zo kan het kansentarief bij een online-inschrijving automatisch worden toegekend. Hiervoor is het belangrijk dat de activiteiten correct zijn ingegeven in de UiT- databank. Neem contact op met de aanbieder van de software voor meer informatie rond deze koppeling.
Het gemeentebestuur staat in voor 40% van de totale deelnameprijs bij inschrijvingen aan het kansentarief. Deze terugbetalingen worden op trimestriële basis gedaan.
Wat moet je doen om deze terugbetaling te ontvangen?
- Geef je activiteit(en) correct in in de Uit- databank. (zie stap 1)
- Registreer je inschrijvingen aan het kansentarief via de knop in de UiTPAS - balie. (zie stap 3)
- Op basis van de registraties in de UiTPAS- balie wordt er op trimestriële basis een berekening gedaan. Op het einde van het trimester ontvangen jullie, per woonplaats van de ingeschreven leden aan kansentarief een e-mail met het verzoek om de kostennota voor die bepaalde stad/ gemeente door te sturen. De kostennota's kunnen jullie downloaden via de knop in de e-mail.
- Je ontvangt enkel een e-mail indien er een inschrijving aan kansentarief voor een persoon uit die bepaalde stad of gemeente werd gedaan!
Voorbeeld: De inschrijvingsprijs voor jullie activiteit bedraagt 20 euro. Personen met recht op het kansentarief betalen dus 4 euro. Jullie betalen zelf 8 euro voor deze inschrijving en het gemeentebestuur betaalt ook 8 euro. Er zijn 3 leden uit Wevelgem ingeschreven aan het kansentarief en 1 lid uit Menen.
Op het einde van het trimester ontvangen jullie een e-mail voor de terugbetaling van de gemeente Wevelgem en een e-mail voor de terugbetaling van de stad Menen. Jullie bezorgen het gemeentebestuur van Wevelgem de kostennota ter waarde van 24 euro en het stadsbestuur van Menen de kostennota ter waarde van 8 euro.
Iedereen die deelneemt aan een activiteit kan een UiTPASpunt sparen. Deze punten kan je omruilen voor een gratis deelname aan een bepaalde activiteit (bv een gratis zwembeurt of gratis naar de film in het Cultuurcentrum), een gadget, een gratis drankje, ...
Hoe verkrijg je de UiTPASpunten?
-
Gaat je activiteit door in een gemeentelijk gebouw waar een UiTPASzuil aanwezig is zoals een sporthal of het Cultuurcentrum? Dan kunnen deelnemers een punt sparen door de UiTPAS of de UiTPAS -app te scannen aan de UITPASzuil. Hiervoor is het belangrijk dat de datum van de activiteit correct werd ingevoerd in de UIT- databank. Er wordt namelijk een automatische koppeling gemaakt.
- Gaat je activiteit door op een andere locatie? Dan kan je een QR-code downloaden in de UiTPAS- balie (via het tabblad 'activiteiten'). De QR-code kan wel enkel gebruikt worden met de UiTPAS-app. Via de UiTPAS- balie kan je wel manueel een punt toekennen. Deelnemers aan de activiteit kunnen een punt sparen door de QR- code te scannen. De kan handig zijn bij een eetfestijn, oudernamiddag, ....
-
Het is ook mogelijk om UiTPASpunten in bulk toe te kennen. Zo kan je bijvoorbeeld bij een inschrijving voor een werkjaar alle punten voor dit werkjaar in 1 keer toekennen, met een maximum van 25 punten. Elke deelnemer kan slechts 1 keerper werkjaar dit aantal UiTPAS-punten ontvangen. Dit kunnen jullie niet zelf aanmaken.
Wil je UiTPAS- punten in bulk toekennen? Maak eerst de activiteit(en) aan in de UiT- databank en neem vervolgens contact met ons op via vrijetijd@wevelgem.be. Vergeet niet te vermelden hoeveel punten jullie willen toekennen voor een werkjaar.