Vul het aanvraagformulier in voor alle publieke activiteiten (fuiven, optredens, buurtfeesten, eetfestijnen, wielerwedstrijden, sportactiviteiten, ...).
Doe dit 8 weken op voorhand. Opgelet, wielerwedstrijden moeten 14 weken op voorhand een aanvraag indienen.
Wil je snel een event aanvragen? Dan kan dit via de knop 'Snel event aanvragen'.
Heb je een event dat jaarlijks of periodiek terugkeert? Kies dan voor 'Event aanvragen met account'. Als je een account aanmaakt dan zal de software je gegevens onthouden en kopiëren voor een volgende editie.
Snel een event aanvragen | Event aanvragen met account | Wielerwedstrijd aanvragen
Ben je iets vergeten in je aanvraag? Of je wil iets wijzigen? Neem contact op via vrijetijd@wevelgem.be
Belangrijke praktische info op een rijtje 👇
Hieronder vind je beknopte informatie over enkele praktische zaken.
Heb je nog vragen? Contacteer dan dienst Vrije Tijd. De gegevens vind je onderaan deze pagina.
Wil je materiaal huren van de gemeente? Niet enkel feestmateriaal maar ook volksspelen, verkleedkledij, spelmateriaal of verzorgingsmateriaal? Alle info vind je hier.
Ontdek hoe je je activiteit kan publiceren via verschillende kanalen
- Je activiteit laten verschijnen in de infokrant
- Je evenement aankondigen met bordjes langs de openbare weg
- Je affiches aanplakken aan de gemeentelijke aanplakborden
- Je evenement op de UiTdatabank plaatsen
Voor elke activiteit waar er publiek aanwezig is en er muziek wordt gespeeld moet je Sabam en/of billijke vergoeding aanvragen.
Vroeger moesten deze twee apart aangevraagd worden. Nu kan dat samen via UNISONO.
Drank
- In gemeentelijke gebouwen is het verboden om sterke dranken te serveren.
- Bij fuiven is het verplicht om herbruikbare bekers te gebruiken.
Eten
Wanneer je een activiteit organiseert is het ook belangrijk om even te checken wat de vereisten zijn wanneer je eten wil serveren.
- Het is niet toegelaten om warmtebronnen op gas binnen in de gebouwen te gebruiken.
- Laat de brandweer op voorhand weten waar je eventueel een foodtruck wil plaatsen
👉In het evenementen-formulier vragen we dan ook om dit in te vullen zodat de brandweer op de hoogte is van eventuele risico's verbonden aan eetactiviteiten.
Voor foodtrucks geldt een volledig andere regelgeving
Raadpleeg deze hier
De VLAREM-regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld (CD, MP3, …)
Raadpleeg de korte uitleg over de afwijking op de geluidsnormen
Als kind- en jeugdvriendelijke gemeente willen we zoveel mogelijk evenementen aantrekkelijk maken voor groot én klein. Jij kan hieraan meewerken door op jouw evenement het aanbod en de setting aan te passen aan ouders met jonge kinderen. Hoe doe je dat dan?
Hier volgen een paar tips & tricks.
Ruimte voor moeder en kind
- Toiletverkleiners zijn erg handig, net als een opstapje zodat kinderen zelf hun handen kunnen wassen
- Voorzie ruimte en meubilair om baby's te verschonen
- Zorg voor een rustige borstvoedingshoek
- Pak uit met een rustige plaats (met microgolfoven) waar men jonge kinderen kan voeden
- Zorg voor veilige speelmogelijkheden voor baby's, peuters en kleuters
- Voorzie eetstoelen zodat kinderen comfortabel kunnen eten of gewoon bij de ouders aan tafel kunnen
Oog voor veiligheid
- Scherm het terrein goed af van auto's of ander gemotoriseerd verkeer (indien mogelijk)
- Scan de omgeving op mogelijke gevaren (trappen, keldergaten, openstaande ramen, ...) en neem maatregelen indien nodig. Hou stopcontacten, elektriciteitsdraden, toestellen en gevaarlijke spullen uit het bereik van kinderen.
- Zorg voor duidelijke grenzen, ankerpunten of 'verdwaalpalen'
- Je kan gebruik maken van verdwaalarmbandjes met telefoonnummer op
- Met foto's of tekeningen in plaats van tekst vinden kinderen makkelijker de weg
- Kinderen zijn fan van dieren. Omgekeerd is dat niet altijd het geval. Maak hierover duidelijke afspraken met bv hondenbaasjes.
Op kindermaat
- Een kleuter bekijkt de wereld vanop 95 cm hoogte. Bekijk jouw evenement ook eens vanuit dat perspectief. Ook kinderen hebben graag zicht op het podium, bestellen graag iets bij een kraampje of aan de bar.
- Maak jouw evenement buggy-vriendelijk (bv gebruik van hellend vlak)
- Denk aan een buggyparking en een stalplaats voor (bak)fietsen en fietskarren.
- Informeer goed over jouw evenement: gericht op welke leeftijd, met of zonder begeleiding, ...
- Aangepaste muziek wordt geapprecieerd, en daarmee bedoelen we vooral het volume.
- Je kan een uitleenpost voor oordopjes en gehoorbeschermers voorzien
- Zorg voor bar op kindermaat (als eens gedacht aan fruit of kinderkoekjes in plaats van chips?)
Een “evenement” is een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een initiatiefnemer (individu, groep of organisatie) bewust is gepland en die gericht is op een bepaalde doelgroep om met een bewust gekozen vorm een bepaald doel te realiseren en die mogelijks een invloed heeft op het beheer, de exploitatie, de veiligheid langs en/of de bescherming van de waterweg en haar aanhorigheden.
Op openbaar domein mag men geen evenement organiseren, tenzij met de uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van de grond. De Vlaamse Waterweg nv kan een vergunning of concessie verlenen om een evenement te organiseren langs of op het water.
Het opvolgen van aanvragen voor evenementen en activiteiten in provinciedomeinen valt onder de verantwoordelijkheid van de Groendienst van de Provincie West-Vlaanderen. Aanvragen dienen tenminste 5 weken op voorhand (brief, fax, mail of webformulier) aangevraagd te worden:
- via de website: http://www.west-vlaanderen.be/domeinen
- via e-mail: domeinen@west-vlaanderen.be
- via fax: nr. 050 40 35 23
- via brief: Groendienst, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Brugge
Voor nieuwe activiteiten kunt u, alvorens de aanvraag formeel in te dienen, contact opnemen met de Groendienst via 050 40 32 77 of 050 40 71 14 om de opzet, praktische invulling en randvoorwaarden door te nemen.
Wil je openbaar domein innemen voor een evenement of activiteit zoals een straat, groenzone, ...? Dan moet je steeds een evenementenformulier indienen.
Hierop krijg je advies van het gemeentebestuur en politie.
Wil je een stuk straat of groenzone innemen voor verbouwingen, verhuis, stoepborden...? Dan is het inname openbaar domein.
Organisatoren van evenementen en activiteiten zijn vaak bekommerd naar hoe het zit met hun verantwoordelijkheid als organisator of verantwoordelijke van hun vereniging.
Wie is aansprakelijk als iets misloopt tijdens een fuif, fietstocht, sportwedstrijd, optreden of voordracht?
Kan je persoonlijk worden aangesproken als er een ongeval gebeurt tijdens een activiteit van jouw vereniging?
Hoe kan je je best verzekeren voor eventuele risico's of ongevallen?
Welke vergunningen zijn nodig en welke verplichtingen heb ik als organisator van fuiven en evenementen?
Lees hier de presentatie van Robbe van Bogaert, consultant bij Eventsure (2016): Mijn vereniging verzekerd.pdf
Lees hier de presentatie van Eva Hanmach, Directeur Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk (2020): Verzekering voor vrijwilligers
Wist je dat er een gratis verzekering is voor vrijwilligers? Meer info vind je hier.