Feestmateriaal ontlenen
De gemeente beschikt over feestmateriaal dat kan ontleend worden aan Wevelgemse verenigingen. Voor private doeleinden kan geen gebruik gemaakt worden van deze materialen.
Klik hier om een lijst van te ontlenen feestmaterialen op te vragen.
U richt uw vraag aan het college van burgemeester en schepenen, dit minstens 4 weken vóór de datum waarop u het materiaal wenst te gebruiken.
Indien tijdens het feest, manifestatie, ... een gedeelte van het openbaar domein ingenomen wordt, dient uw aanvraag tot inname openbaar domein minstens 3 maanden vooraf schriftelijk gericht aan het college van burgemeester en schepenen.
Hebt u hiervoor ook signalisatiemateriaal nodig, neem dan minstens 14 dagen vooraf contact op met de cel signalisatie.
Bijkomende voorwaarde:
Feestmateriaal wordt enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied Wevelgem.Komen in aanmerking voor ontlening van feestmateriaal:
- alle Wevelgemse verenigingen die zijn aangesloten bij een erkende Wevelgemse adviesraad
- niet–aangesloten Wevelgemse verenigingen of particuliere organisaties wiens zetel zich in Wevelgem bevindt
- een ter bepaalde gelegenheid opgerichte tijdelijke (feitelijke) vereniging of particuliere organisatie
- elke Wevelgemse onderwijsinstelling
- elke organisatie die ook in aanmerking komt voor subsidie van de gemeente bij wijze van een reglement of nominatief
Komen niet in aanmerking voor het ontlening van feestmateriaal:
- aanvragen ingediend door commerciële organisaties en ondernemingen
- aanvragen ingediend voor commerciële activiteiten, voor partijpolitieke initiatieven tijdens de aanloopperiode van 40 dagen voor de datum van de verkiezingen
- voor bedrijfsfeesten, voor private feesten
Kosten
- De kosten voor het ontlenen is afhankelijk van het soort materiaal. Bekijk hier de prijslijst van het feestmateriaal
- De cel feestelijkheden staat in voor de levering en de ophaling van de materialen. Hiervoor wordt geen toeslag aangerekend.
- Mits een meerprijs te betalen, worden podiumelementen of nadars door onze diensten ook geplaatst.
Stap 1: Aanvragen van het te ontlenen feestmateriaal
Elke aanvraag dient schriftelijk via het standaardformulier gericht aan het College van burgemeester en schepenen. U kan ook online feestmateriaal aanvragen.
De aanvraag moet minstens 4 weken en maximaal 6 maanden vóór het plaatsvinden van de activiteit bij het gemeentebestuur toekomen.
Twee weken vóór datum van de activiteit worden de ontleende materialen toegewezen en wordt duidelijk in welke mate kan voldaan worden aan uw vraag. Indien nodig, worden de hoeveelheden in samenspraak met u aangepast. U kan steeds vóór de aanvang van uw evenement per e-mail of telefonisch een stand van zaken opvragen bij de cel feestelijkheden.
Enkel bij het ontlenen van partytenten wordt een waarborg gevraagd waarvoor de financiële dienst een factuur opmaakt. Deze dient minstens 7 kalenderdagen vóór de aanvang van de activiteit betaald te worden via overschrijving op het rekeningnummer BE71 0960 0025 7069 of contant bij de gemeentekas in het gemeentehuis.
Stap 2: Leveren ter plaatse van het te ontlenen feestmateriaal
De nodige feestmaterialen worden geleverd op de plaats en het tijdstip volgens afspraak met uw contactpersoon.
De ontlener dient het uitgeleende feestmateriaal als een goede huisvader te beheren. Hierbij zal hij alle schriftelijke (zie 3c 'gebruik' van het gebruikersregelement) en mondelinge afspraken en richtlijnen van de cel feestelijkheden naleven.
Stap 3: Ophalen en controleren van het gebruikt feestmateriaal
Onze diensten halen de feestmaterialen op en controleren op eventueel verloren, bevuild of beschadigd materiaal.
Stap 4: Betalen van factuur
Binnen de maand na de ontlening van het materiaal wordt u hiervoor een factuur toegestuurd. De waarborg wordt vrijgegeven nadat de eventuele schade, tekorten, uitvoering van extra werkzaamheden... werden verrekend.
